Politique de protection des données personnelles – mandatanimal.com
Introduction
La société OLLAFIS SAS, à travers sa marque et offre mandatanimal.com, accorde une grande importance à la protection de vos données.
OLLAFIS SAS, Société par Actions Simplifiée (SAS) immatriculée sous le numéro 512 379 751 R.C.S. Paris, dont le siège social est situé au 11 Bis rue de Moscou, 75008 Paris France, (ci-après ”nous“) est responsable du traitement de vos données personnelles.
Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles, ainsi que des raisons pour lesquelles nous traitons ces données, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Quelles données personnelles traitons-nous ?
Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité de courtier en assurance pour vous proposer des contrats d’assurance animaux adaptés et de qualité.
Nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles auprès de vous, notamment :
Informations d’identification et de contact : Nom, prénom, civilité, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, age, e-mail. profil d’investissement et toutes information patrimoniales nous permettant d’établir une proposition.
Informations concernant l’animal à assurer : Nom de l’animal, espèce (chien, chat, etc.), race, âge/date de naissance, sexe, numéro de tatouage ou de puce électronique (ICAD), antécédents médicaux déclarés et statut de santé (nécessaires à l’étude du risque par les assureurs).
Données d’identification et d’authentification sur le site : Logs techniques, traces informatiques, adresse IP lors de l’utilisation de nos formulaires de devis en ligne.
Informations bancaires et financières : Coordonnées bancaires (RIB/IBAN) pour la mise en place des prélèvements des cotisations ou les remboursements de soins.
Données relatives aux interactions avec nous : Comptes rendus de contacts, demandes de devis, échanges d’e-mails, conversations téléphoniques ou messages sur nos réseaux sociaux.
Sauf si la législation nous l’impose ou que cela est strictement nécessaire à l’appréciation du risque demandé, nous ne traitons jamais de données relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou votre orientation sexuelle.
2. Cas particulier de collecte de données
Nous pouvons collecter des informations vous concernant bien que vous ne soyez pas encore client de mandatanimal.com. La liste ci-dessous constitue des exemples de données personnelles collectées auprès de personnes non clientes :
Prospects ayant réalisé une demande de devis ou de rappel sur le site ;
Parrains ou personnes désignées dans le cadre d’offres promotionnelles.
3. Pourquoi et selon quelles bases de traitement utilisons-nous vos données personnelles ?
a. Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires
Nous utilisons vos données personnelles pour nous acquitter de différentes obligations légales liées à notre statut de courtier en assurance :
La lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) ;
Le respect des réglementations applicables en matière d’assurance (respect du devoir de conseil et recueil des besoins du client) ;
Les réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées (ACPR, CNIL, tribunaux).
b. Pour exécuter un contrat conclu avec vous ou vous fournir des informations précontractuelles
Nous utilisons vos données personnelles pour mener à bien nos missions de courtage :
Vous contacter pour vous proposer des offres d’assurance animaux adaptées à votre profil ;
Vous fournir des devis comparatifs précis relatifs à nos produits et services ;
Vous assister lors des demandes de souscription et finaliser vos contrats (par exemple via la signature électronique) ;
Gérer la relation client au quotidien (transmission des demandes de remboursement de frais vétérinaires aux compagnies d’assurance partenaires).
c. Pour servir nos intérêts légitimes
Nous utilisons vos données personnelles pour optimiser notre gestion, développer notre activité et défendre nos intérêts en justice, y compris à des fins de :
Preuve de transactions, d’opérations de courtage ou de conseil ;
Gestion et sécurité de notre infrastructure informatique et de notre site internet ;
Prévention de la fraude à l’assurance et des abus ;
Personnalisation de nos offres commerciales en analysant vos habitudes et vos préférences, afin de vous proposer des garanties d’assurance en parfaite adéquation avec vos besoins ou les besoins réels de votre animal.
d. Pour respecter votre choix lorsque nous demandons votre consentement
Si nous procédons à un traitement de vos données à des fins autres que celles décrites ci-dessus (par exemple pour l’envoi de newsletters ou d’offres de partenaires tiers non liés à votre contrat d’assurance), nous vous en informerons préalablement et vous demanderons explicitement votre consentement.
4. À quelles catégories d’entités vos données personnelles pourront-elles être divulguées ?
Afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement aux :
Collaborateurs internes de la société OLLAFIS SAS ;
Compagnies d’assurance, mutuelles et porteurs de risques partenaires (nécessaire pour l’étude du risque, la tarification et la gestion de vos contrats d’assurance animaux) ;
Prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations techniques pour notre compte (ex: hébergeur du site, outil de signature électronique) ;
Autorités financières, judiciaires ou agences d’État sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.
5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données personnelles pour la durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires ou pour la durée de nos contraintes opérationnelles :
Prospects (demande de devis restée sans suite) : Les données sont conservées pendant un délai maximum de 3 ans à compter du dernier contact de votre part.
Clients (période contractuelle) : Les informations sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant une durée de 5 à 10 ans après la fin du contrat, afin de couvrir les délais de prescription légaux (notamment en matière d’action en responsabilité ou de conservation des documents comptables).
6. Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?
Conformément à la réglementation applicable (RGPD), vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès : Obtenir des informations sur le traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci.
Droit de rectification : Exiger la modification de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : Demander la suppression de vos données dans la limite de ce qui est permis par la loi (hors obligations de conservation légale).
Droit à la limitation du traitement : Demander à geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données.
Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez d’un droit absolu de vous opposer à la prospection commerciale.
Droit à la portabilité : Récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format structuré pour les transmettre à un tiers.
Droit de retirer votre consentement : Retirer à tout moment votre accord pour les traitements basés initialement sur votre consentement.
Comment nous contacter ?
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits très simplement par courrier électronique ou postal auprès de notre responsable de traitement :
Par e-mail : [email protected]
Par courrier : OLLAFIS SAS – À l’attention de M. O. Forgues –
11 Bisrue de Moscou 75008 Paris
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas pleinement respectés, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) sur leur site internet : www.cnil.fr.
